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 iPortalDoc
O iPortalDoc é uma ferramenta de Gestão Documental e Workflow para uso em qualquer organização que permite, não só uma gestão de fluxos de documentos, mas também o arquivo dos mesmos para posterior uso e gestão.
Este sistema visa a substituição do uso físico do papel, procurando ser uma ferramenta cada vez mais activa na Gestão Documental e não uma mera ferramenta adjacente a este fenómeno.
O iPortalDoc não apresenta requisitos especiais de instalação, uma vez que apenas necessita de ferramentas habituais de uma Intranet para o seu total funcionamento:
Web Browser – ex: Internet Explorer;
Leitor de correio electrónico – ex: Outlook; Gestor de ficheiros – à imagem do Explorador do Windows.Como todos os sistemas de Gestão Documental avançados, necessita de um SGBD (Sistema de Gestão de Base de Dados) para a sua Base de Dados de suporte e um sistema de ficheiros para armazenar os documentos.
Desta forma, o iPortalDoc foi concebido para funcionar sobre a IPBrick equipada com os serviços de utilizador final (HTTP, SMB, SMTP e POP/IMAP) e de suporte (LDAP, DNS e DHCP) mais comuns das Intranets. Por estar assente neste conjunto de protocolos o iPortalDoc é um serviço de valor acrescentado para Intranet.
O sistema iPortalDoc permite integrar e disponibilizar numa única plataforma faxes, cartas, mensagens de correio electrónico, documentos em formatos Word, Excel, PDF, etc., podendo relacioná-los entre si.Como características mais relevantes deste sistema de Gestão Documental, podemos destacar:
Fácil Utilização – não necessita de grandes requisitos técnicos (apenas os acima mencionados), uma vez que a formação necessária visa as áreas relativas à classificação documental, fluxos documentais, organização documental, produção de modelos e documentos, etc., usuais em várias organizações.
Integração – os vários documentos (independentemente de formatos) estão disponíveis numa plataforma comum e num mesmo serviço, relacionando-se (caso necessário) entre si.
Redução do uso do papel – digitalização de documentos e o seu uso em formato digital.
Uso de fluxos de trabalho e Workflows – a variada proveniência dos documentos leva ao maior uso de redes informáticas para um maior controlo de fluxos de trabalho, ajustáveis às diferentes áreas de uma organização. Podemos assim definir todo um caminho “virtual” de um documento ou conjunto de documentos, facilitando o seu controlo.
Arquivo de documentos numa hierarquia de gestão documental – configurável de acordo com as necessidades de cada organização.
Segurança – quer ao nível do acesso a documentos, quer às acções sobre os mesmos.
Acesso, permissões e perfis de utilização – configuráveis para os utilizadores do IPortalDoc na hierarquia de gestão definida pela organização.
Calendário de eventos (reuniões, visitas, etc.) e agenda de contactos integrados com o sistema.
Motor de busca de documentos de fácil utilização, com filtros adequados a uma procura rápida de documentos.Solução acessível – baixo preço comparativamente com outras soluções de mercado. |
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